BLOG | Nieuwe (moderne) werkplek inrichten? Dit moet je weten!

Met 1Voice helpen we bedrijven met het optimaal inrichten van werkplekken. Dan hebben we het niet over ergonomische stoelen en zit/sta-bureaus, maar over de digitale kant van het verhaal. De tijd dat een werkplek enkel en alleen een fysieke plek was, ligt immers ver achter ons. Maar wat komt er allemaal kijken bij een goede moderne werkplek? Hoe zorg je dat zo’n ‘plek’ ook op digitaal vlak exact past bij wat je werknemers nodig hebben? Ik zet hieronder een aantal zaken voor je op een rijtje!

1) De juiste laptop

Het kiezen van de juiste laptop voor je werk is essentieel om efficiënt en comfortabel te kunnen werken. Niet elke laptop is geschikt voor elk type taak en iedere werknemer is anders en heeft zijn of haar eigen voorkeuren. Voor administratief werk of tekstverwerking volstaat een lichte laptop met een energiezuinige processor en een lange batterijduur. Creatieve professionals, zoals grafisch ontwerpers of videobewerkers, hebben juist baat bij een krachtigere machine met een snelle processor, veel werkgeheugen en een goede grafische kaart. Programmeurs kiezen vaak voor laptops met een groot en scherp scherm en een stevig toetsenbord voor lange typsessies. Wie veel reist, hecht meer waarde aan een compact en licht ontwerp, terwijl vaste werkplekken meer vrijheid geven in formaat en gewicht. Denk ook aan aansluitingen, opslagcapaciteit en besturingssysteem. Een goede afweging tussen prestaties, draagbaarheid en prijs zorgt ervoor dat je laptop een echte aanvulling wordt op je werk, in plaats van een belemmering.

2) De beste (veilige) verbinding

Oké, je hebt nu de juiste laptop. Daar heb je echter weinig aan zonder de juiste verbinding. Connectiviteit is namelijk een absolute basisbehoefte op de moderne werkplek. Zakelijk glasvezel is gemeengoed aan het worden, maar denk ook aan de veiligheid van je netwerken. Je werknemers moeten tegenwoordig altijd en overal toegang kunnen hebben tot hun bestanden, maar je wil niet dat onbevoegden ook op je netwerk komen. Wanneer vanaf verschillende plekken gewerkt wordt, zijn de potentiële risico’s ook groter. Beperk die risico’s. Dat kan zowel op technisch vlak als op organisatorisch gebied. Bij dat laatste gaat het over het creëren van bewustzijn bij personeel. Alert zijn bij verdachte e-mails, geen spullen laten slingeren (laptop, smartphone, datadragers) etc. Op technisch vlak gaat het bijvoorbeeld om goede beveiligingssoftware, zorgen voor back-ups, twee-factor-authenticatie en om belangrijke informatie ook buiten uw netwerken bewaren. Alleen als die zaken goed voor elkaar zijn, kan de moderne werkplek uiteindelijk een succes worden.

3) Werk samen in de Cloud

Bovenstaande hangt deels samen met het werken in de Cloud. Dat is een goed idee voor bedrijven omdat het flexibiliteit biedt: medewerkers kunnen overal en altijd veilig toegang krijgen tot hun bestanden en applicaties. Daarnaast verlaagt het de kosten, omdat dure hardware en onderhoud grotendeels overbodig worden. Cloudoplossingen schalen gemakkelijk mee met de groei of krimp van een bedrijf, wat efficiëntie en wendbaarheid bevordert. Ook verhoogt de cloud de beveiliging, dankzij geavanceerde back-up- en versleutelingstechnieken van cloudproviders. Tot slot stimuleert het samenwerken, doordat teams real-time aan dezelfde documenten en projecten kunnen werken.

4) Maak gebruik van Microsoft Teams

Werken met Microsoft Teams is een goed idee voor bedrijven omdat het communicatie en samenwerking op één centrale plek samenbrengt. Teams maakt het eenvoudig om te chatten, (video)vergaderingen te houden en bestanden te delen zonder tussen verschillende apps te hoeven schakelen. Het bevordert de productiviteit doordat medewerkers in real time kunnen samenwerken aan documenten via integratie met Microsoft 365. Bovendien helpt het de interne communicatie te stroomlijnen, waardoor e-mailverkeer vermindert en informatie beter vindbaar blijft. Tot slot verhoogt Teams de verbondenheid binnen organisaties, ook bij werken op afstand.

5) Maak het je makkelijk met AI

Voor sommige bedrijven nog gezien als iets ‘engs’, maar AI kan het werk een heel stuk makkelijker (en sneller) maken. Microsoft Copilot is een AI assistent die bedrijven kan helpen tijdens de werkdag. Een soort ChatGPT, maar dan gekoppeld aan je Microsoft 365-omgeving. Daardoor kan het programma je helpen bij het werk in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams en dat kan serieus tijd besparen. Copilot kan onder andere teksten voor je schrijven, cijfers analyseren, samenvattingen maken en je mail ordenen. Maar het bewerken van foto’s en video’s gaat al net zo eenvoudig. Ook handig is de hulp bij agendabeheer. Je hoeft niet heen en weer te mailen om eindelijk een meeting te kunnen plannen. Copilot analyseert de werkagenda’s en doet vervolgens suggesties om tot een afspraak te komen. Dat kan zelfs inclusief locatie of Teams-link. Copilot neemt routinewerk uit handen en dat bespaart serieus veel tijd.

Een moderne werkplek is dus veel meer dan alleen een bureau met een laptop. Het is een slimme, veilige en flexibele omgeving waarin technologie de mens ondersteunt — niet andersom. Door te investeren in de juiste hardware, een betrouwbare verbinding, cloudoplossingen, samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en slimme AI-assistenten zoals Copilot, creëer je een digitale werkomgeving die écht toekomstbestendig is. Zo kunnen medewerkers efficiënter werken, beter samenwerken en zich concentreren op wat er echt toe doet: het leveren van waarde voor je klanten. Met de juiste keuzes vandaag, leg je de basis voor het succes van morgen.

Paul Dubbers

1Voice